IT企業が社内メールをやめてSlackに移行すべき4つの理由

こんにちは。
プラスイー小野です。

 

皆さんは毎日メールをどのくらいやりとりしますか？

 

普段あまりメールをしないという方でも、
最近は新型コロナウィルスの影響で
テレワークを導入する会社も増え、
メールのやり取りが増えている
という方も多いかと思います。

 

 

ちなみに私は
1日平均100件以上
メールのやりとりをしています。

 

 

こちらはある日の【1日】で
受信したメールの量です。
（迷惑メールなどは特に無くてこの量です。）

 

 

1件1件に目を通し、それぞれのフォルダに分けていく…
という作業をしていると、
1～2時間があっという間に過ぎていくことはザラにあり、
この作業を毎日行っています。

 

「お客さんとそんなに大量のメールのやり取りをするのか」
と思われるかもしれませんが、
実はこのメールの9割が社内間でのやり取りです。

 

 

弊社では、
口頭でのコミュニケーションももちろんありますが、
すぐ隣の席のスタッフ同士であっても、
基本的にメールでやりとりをしています。

 

 

メールでやりとりをするメリットとしては、

 

○CCに他のスタッフも入れることで、
プロジェクトに関わるスタッフ全員にやりとりを共有できる。
○引用返信をすることで、過去のやりとりもすぐに追える。
○過去のメールを保管・検索ができる。
○説明したことを文字に残せるので、
伝え間違い・聞き間違いを防げる。
○ファイルを共有したり、
社内共有フォルダのディレクトリの場所を指示しやすい。

 

などがあります。

 

 

ただし、上記のスタッフ間でのやり取りを
【メール】で行う必要があるのかと考えると、
必ずしも【メール】である必要は無いように思います。

 

むしろメールであることによって、
毎日大量のメールのやり取りをすることに疲弊し、
結果的に作業効率の悪循環を生んでいると感じています。

 

 

前置きが長くなりましたが、
私は社内でのコミュニケーションツールを
「メールではなく他のツールに移行することが、
業務効率が＜とにかく好循環＞になる秘訣である」説を提唱します。

 

 

ビジネスコミュニケーションに使われるツールとして、
代表的なものに「Chatwork」がありますが、
以前弊社でも試験的に導入したものの、
使い勝手に馴染めずメールに戻ってしまいました。

 

ただ、最近私が使ってみて、
これは使い勝手が最高だ！と思った
「Slack」をここでは紹介していきます。

 

※参考にさせていただく画像は、
私がプライベートで参加したワークショップで
Slackを活用していた時のものです。

 

 

【SlackオススメPoint ①メール地獄から脱出できる】

 

 

1つのプロジェクトに対して、1つのトークルームを作る形で、
チャットのようにプロジェクトを進めることができます。

メールでは毎回「○○さん　お疲れさまです」のような
定型文から入ったりしますが、
そういった煩わしさからも解放され、
とてもスムーズにやり取りを進めることができます。

 

 

【SlackオススメPoint ②SlackはメールとLINEのハイブリッド】

 

 

Slackではメールのようにファイルの添付はもちろん、
検索も簡単にできたり、
誰かの発言に対して「いいね」や「読んだよ」のように
反応することもでき、
メールとLINEの良いとこ取りをして、
ブラッシュアップしたかのような快適さを実感できます。

 

トークルーム内で特定の誰か宛に連絡したい時は
メンション（@○○）を入れて発言することで、
その人に通知を送って見てもらうことなどもできます。

 

 

【SlackオススメPoint ③Slackならではの返信機能＜スレッド＞】

 

 

Slackではプロジェクト毎にチャットルームを作りますが、
誰かが発言する度に、
過去の発言はどんどん埋もれていっちゃうのでは？
と心配になる方もいるかと思います。

 

たしかに発言の多いプロジェクトでは、
昔の発言ほど埋もれていってしまいがちですが、
＜スレッド＞という機能を使えば、
そういった問題も回避できます。

 

例えば誰かが発言して、
その発言に対して返信することで、
トークルームには表示されず、
別スレッドで会話を掘り下げていくことが可能です。

 

Twitterで誰かのツイートに
リプライをするような形に似ています。

 

これを駆使すれば、
重要な話題はトークルームで、
プロジェクトの中の一部の話題についてはスレッドで、
というように使い分けることで、
どんどん余計な発言で
トークルームが埋もれていってしまう
心配もありません。

 

 

【SlackオススメPoint ④Slackアプリでスマホでも使いやすい】

 

 

Slackには専用のスマホ用アプリもあるので、
社外にいる時でも
プロジェクトの進行状況を簡単にチェックでき、
LINEのような手軽さでやり取りができます。

 

 

 

僕が挙げた上記のPointは、
Slackの機能のほんの一部でしかありません。

 

使い込んでいくほど、
Slackの便利さが分かるかと思いますので、
毎日のメールが多くてうんざりしている企業様などは、
まずはフリープランで
試していただくのはいかがでしょうか？

 

フリープランでは、
10,000件のメッセ―ジまでは、
無料でSlackの基本的な機能を利用できます。

 

有料プランの場合、
スタンダードプランが
一人あたり850円/月（年払いの場合）となり、
チャットワークよりも少し割高にはなりますが、
使ってみた実感としては、
Slackの方が使いやすかったので、
業務効率を上げるための投資としては、
高い買い物ではないように思います。

 

 

やはり使ってみないことには
どんなものか分からないと思いますので、
まずはフリープランからお試しください。

 

Slack公式サイト

 

 

 

ここまでSlackをオススメしていて、
「こいつ、Slackの回し者か・・・？」
と思われる人もいるかもしれませんが、
全くそんなことはないのでご安心ください！

 

誰かにオススメしたいというよりも、
プラスイー社内の人がこのブログを読んで、
「Slack？ちょっと気になるから導入してみようよ！」
となったらいいな～という、
僕の淡い希望をブログに託してみたのでした・・・;つД｀)

 

 

 

それではまた次回！